Admin 
Ngày nay, email đã trở thành một công cụ phổ biến và quan trọng trong giao tiếp. Việc sử dụng email cũng có những phép tắc giống như trong giao tiếp: cần lịch sự, văn minh và trau chuốt từng câu từng chữ. Cũng giống như lời nói, trước khi gửi một email phải kiểm tra thật kỹ càng. Cách thức trình bày email, cách viết, thậm chí là gửi lúc nào, cũng đủ để thể hiện bạn có phải là một người văn minh, lịch sự và bạn có tôn trọng người nhận email hay không.
Cho nên, làm ơn uốn lưỡi bảy lần trước khi nói, căng mắt trăm lần kiểm tra trước khi gửi email:
1. Tiêu đề email (subject):
Một E-mail không có chủ đề, không có lời chào, lời kết chẳng khác nào một lời nói trống không, không những gây khó khăn trong việc quản lý email mà còn thể hiện sự thiếu tôn trọng đối với người nhận.
Khi đặt tiêu đề email phải đúng chủ đề, thu hút sự chú ý của người đọc để cho họ biết vấn đề chính trong nội dung email của bạn là gì. Nếu bạn đặt tiêu đề email phù hợp thì cơ hội để người nhận đọc email của bạn sẽ cao hơn, nếu không họ sẽ xóa ngay hoặc chẳng bao giờ mở ra vì nghĩ là email rác hoặc email không quan trọng.
2. Nội dung email:
Bố cục email nên gồm 3 phần: phần chào hỏi, phần nội dung và phần kết thúc.
Nên trình bày các nội dung trong email một cách ngắn gọn và súc tích. Bố cục, cách phân đoạn và ngôn ngữ trong email cần rõ ràng và mạch lạc. Bạn có thể chia email thành nhiều đoạn nhỏ để dễ đọc, đồng thời tô đậm hoặc gạch chân những nội dung/cụm từ quan trọng. Bạn nên sử dụng những câu ngắn và liên quan trực tiếp đến nội dung mà bạn muốn đề cập trong email, nêu rõ lý do viết email trong đoạn đầu tiên.
Câu cú email không giống SMS, mặc dù có cùng nguyên tắc về giản tiện câu chữ. Nếu là email với người lớn hơn, hoặc các mối quan hệ chưa đạt đến độ thân mật, thì rất cần cẩn thận trong ngôn từ, tránh viết tắt, tránh những từ biểu cảm suồng sã (như trong chat) và nhất thiết phải viết bằng tiếng Việt có dấu.
3. Chữ ký email:
Đây cũng là một phần tương đối quan trọng trong email, tuy nhiên hầu như nó vẫn đang được bỏ ngỏ hoặc chưa tận dụng hết sức mạnh của nó. Phần chữ kí giúp cho email của bạn trở nên chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn. Đồng thời, đây cũng là cách giúp cho người nhận mail có được một số thông tin cơ bản về bạn. Thậm chí, chữ kí còn phần nào thể hiện cá tính của bạn nữa.
4. Kiểm tra lại nội dung email và file đính kèm (nếu có)
Một bức email nhiều lỗi chính tả hay gửi đính kèm file mà quên đính kèm sẽ thể hiện sự thiếu tôn trọng với người nhận, dù là vì bất kì lý do nào đi nữa. Ngoài ra, bạn nên tránh gửi kèm tập tin nhưng lại không hề nhắc đến trong nội dung email. Cuối cùng, bạn cần đặt tên phù hợp, thể hiện chính xác nội dung cho tập tin đính kèm.
5. Nhập địa chỉ email người nhận
Sở dĩ việc nhập email người nhận được thực hiện ở gần cuối các bước viết email theo chuẩn là vì để hạn chế tối đa việc email chưa hoàn thành nhưng lỡ tay bấm gửi thì lúc đó sẽ không thể cứu vãn. Hãy viết nội dung thật hoàn hảo, sau đó mới tới địa chỉ người nhận và click để gửi đi. Kiểm tra địa chỉ người nhận trước khi ấn nút send nếu không muốn gửi nhầm tới địa chỉ email khác.
Chốt: Bạn là một người lịch thiệp, bạn biết tôn trọng bản thân bạn và cũng muốn người khác hiểu rằng bạn tôn trọng họ. Vậy thì, bạn hãy gửi một email thể hiện được điều đó.